Een onafhankelijke compliancefunctie binnen Bouwinvest identificeert, beoordeelt en monitort de compliancerisico’s van de onderneming en adviseert en rapporteert daarover. De compliancefunctie gebruikt de Bouwinvest Compliance Cyclus om alle compliance-activiteiten te plannen, uit te voeren en erover te rapporteren. Deze cyclus bestaat uit een aantal gegroepeerde activiteiten die essentieel zijn voor de compliancefunctie. De eerste groep richt zich op de identificatie en interpretatie van bestaande en nieuwe wet- en regelgeving die betrekking heeft op Bouwinvest en zijn stakeholders, en op het vaststellen van de effecten daarvan. Vervolgens identificeert Bouwinvest de relevante compliance-risico's en kent er scores aan toe. Op basis daarvan worden prioriteiten gesteld. Hierna worden de (gewijzigde) wet- en regelgeving en de geïdentificeerde risico's vertaald naar beleid, dat vervolgens wordt ingevoerd. De compliancefunctie zorgt voor het ontwerp van de benodigde processen, procedures en/of controlemaatregelen om het bijgewerkte en nieuwe beleid uit te voeren. De compliancefunctie levert (zowel tijdens de uitvoering daarvan als op doorlopende basis) veel inspanning om bewustzijn te creëren en te adviseren over relevante compliancerisico's en hoe daarmee om te gaan. Zo wordt een vermindering in het aantal incidenten bewerkstelligd.
De compliancefunctie van Bouwinvest zorgt voor toezicht op en controle van de effectiviteit van de controlemaatregelen en voor specifieke onderzoeken wanneer incidenten of resultaten van de normale controleactiviteiten dit noodzakelijk maken. De compliancefunctie rapporteert over de resultaten en over mogelijke verbeterpunten in de reguliere compliancerapportage, evenals over mogelijk gestarte onderzoeken.
De Bouwinvest Compliance Cyclus
Hoofdprioriteiten
Een van de hoofdprioriteiten van de integriteit- en compliancefunctie van Bouwinvest is om een bedrijfsbreed bewustzijn van compliancerisico's te creëren en te vergroten, van de manier waarop medewerkers deze risico's kunnen verminderen of beheersen, en van wat er op dit punt van hen verwacht wordt. Het vergroten van het bewustzijn was in 2016 een belangrijk aandachtspunt en de compliancefunctionaris hield een aantal trainingen en bijeenkomsten over juridische wijzigingen en aangepaste procedures. Jaarlijks organiseert Bouwinvest ook verplichte integriteitsworkshops voor alle medewerkers. De compliancerisico-omgeving is zeer dynamisch en de wetgeving voor vermogensbeheerders wijzigt constant. In 2016 werkte de compliancefunctionaris aan het updaten van een aantal interne regels en voorschriften aan de hand van de risico's. Daaronder vielen onder meer de regels met betrekking tot het screenen van zakenrelaties, en met betrekking tot de sanctieregelgeving, de privacywetgeving en aanverwante zaken. In 2017 werkt Compliance het overige deel van het interne compliancebeleid bij. Bouwinvest ziet nauw toe op de relevante wet- en regelgeving en zal haar eigen interne compliancevoorschriften blijven aanpassen aan nieuwe of aangepaste wetgeving.
Gedragscode
Bouwinvest heeft een gedragscode vastgesteld die op alle medewerkers van toepassing is. Deze bevat regels die van toepassing zijn op de Directie en de Raad van Commissarissen, met betrekking tot tegenstrijdige belangen en beleggingen. In de gedragscode zijn bepalingen opgenomen over onder meer ethisch gedrag, tegenstrijdige belangen, naleving van wet- en (interne en externe) regelgeving, MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen), gezondheid en veiligheid, en de eisen aan onze zakenpartners. Bouwinvest heeft ook een klokkenluidersregeling ingesteld met richtlijnen voor het melden en onderzoeken van onethisch gedrag. Alle medewerkers volgen een training over de gedragscode.
Tegenstrijdige belangen
Bouwinvest heeft beleid geformuleerd met het oog op tegenstrijdige belangen. Het doel van dit beleid is ervoor te zorgen dat zich geen tegenstrijdige belangen voordoen die schade kunnen berokkenen aan onze klanten, onze fondsen of onze managementorganisatie. Het beleid beschrijft ook hoe Bouwinvest dient te handelen met betrekking tot de toewijzing van verschillende beleggingsmogelijkheden aan de diverse fondsen en investeerders. Het beleid is bedoeld als aanvulling op, en niet als vervanging van, enige Nederlandse wetgeving ten aanzien van tegenstrijdige belangen.